成都人才有限责任公司资料整理、数字化服务采购项目(第二次)比选文件
发布:成都人才网来源:本站发布时间:2021-03-29 10:07


成都人才有限责任公司

资料整理、数字化服务采购项目

(第二次)

 

 

比 选 文 件

 

 

 

 

 

 

 

成都人才有限责任公司

二〇二一年三月


第一部分 比选邀请

成都人才有限责任公司作为采购人,诚邀符合条件的供应商参加我公司 “资料整理、数字化服务采购项目”比选。

一、项目名称

成都人才有限责任公司资料整理、数字化服务采购项目。

二、报名条件

1、具有独立承担民事责任的能力;

2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;

3、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;

4、具有依法交纳税收和社会保障资金的良好记录;

5、参加本次采购活动前三年内,在经营活动中没有重大违法记录;

6、供应商具有行政主管部门颁发的《国家秘密载体印制资质》(涉密档案数字化加工)乙级或以上资质证书,适用地域包含“四川省”,省外资质企业须持甲级资质或应当经委托印制业务的机关、单位所在地省(自治区、直辖市)保密行政管理部门批准;

7、供应商不得为“信用中国”、“成都信用”网站中列入失信被执行人和重大税收违法案件当事人名单的供应商,不得为中国政府采购网、四川政府采购网(曝光台)政府采购严重违法失信行为记录名单中被财政部门禁止参加政府采购活动的供应商(处罚决定规定的时间和地域范围内);

8、法律、行政法规规定的其他条件。

9、本项目不接受联合体。

三、领取比选文件时间及地点

2021329日— 42日,上午9301130,下午13301600,在成都市青羊区宁夏街136809室领取比选文件。

领取手续:单位营业执照复印件、单位介绍信原件及经办人身份证复印件(均盖鲜章)。

四、递交比选申请书的截止时间及地点

比选申请书递交时间2021459301030。供应商于截止时间前,将密封并标记的比选申请书递交至成都市青羊区宁夏街136809室,逾期送达的比选申请书将被拒绝。

五、比选人联系方式

    址:成都市青羊区宁夏街136809

联系电话:028-62811126


第二部分  供应商须知

一、采购预算(实质性要求)

采购项目预算为50.6万元,服务数量以采购人实际签字确认数量为准,本项目总费用不超过采购预算。

二、最高单价限价(实质性要求)

1、数字文本化:2.5元/卷;

2、资料整理(不装订):0.29元/页;

3、资料装订:0.07元/页;

4、数字图像化(不高清):0.29元/页;

5、数字图像化(含高清):0.6元/页;

6、库内档案质检:8元/卷。

超过最高单价限价的报价作为无效处理。

三、低于成本价不正当竞争预防措施(实质性要求)

在评审过程中,供应商报价低于采购预算50%或者低于其他有效供应商报价算术平均价40%,有可能影响产品质量或者不能诚信履约的,评审委员会应当要求其在评审现场合理的时间内提供成本构成书面说明,并提交相关证明材料。供应商书面说明应当按照国家财务会计制度的规定要求,逐项就供应商提供的货物、工程和服务的主营业务成本(应根据供应商企业类型予以区别)、税金及附加、销售费用、管理费用、财务费用等成本构成事项详细陈述。

供应商书面说明应当签字确认或者加盖公章,否则无效。书面说明的签字确认,供应商为法人的,由其法定代表人或者代理人签字确认;供应商为其他组织的,由其主要负责人或者代理人签字确认;供应商为自然人的,由其本人或者代理人签字确认。

供应商提供书面说明后,评审委员会应当结合采购项目采购需求、专业实际情况、供应商财务状况报告、与其他供应商比较情况等就供应商书面说明进行审查评价。供应商拒绝或者变相拒绝提供有效书面说明或者书面说明不能证明其报价合理性的,评审委员会应当将其响应文件作为无效处理。

四、项目概况

项目主要工作包括资料整理、数字文本化(信息录入,下同)、数字图像化(扫描,下同)、库内档案质检。

1、资料整理:材料分类、排序、著录、制作目录、装订、制作标识;

2、数字文本化:按采购人要求规范录入相关信息,包括但不限于姓名、身份证号码、毕业院校、最高学历、专业、户籍地、原档单位名称、原档单位性质、原档单位地址、原档单位所在地等;

3、数字图像化:通过扫描等技术手段对资料进行数字化加工,转化为可存储在磁盘、光盘等存储介质上,并能被计算机识别,数字方式可信、可取、可用的数字图像的处理过程。

4、库内档案质检:确保库存档案的一致化管理和更新操作,包括实物版与电子版的一致、纸质材料与纸质目录的一致、电子材料与电子目录的一致,新增材料的电子化(少量)和目录更新,以及确保档案材料的其它无差错管理,包括材料错放纠错、打印错误纠错等。

以上工作为该项目计划工作内容,供应商按照报价表对应单位和项目单价限价要求拟定报价,以页计价的主要为A4/16K幅面,兼有极少A3/8K等其他幅面。

五、技术、服务及其他要求

(一)项目总体要求

1、供应商在采购人指定地点实施工作。

2、项目所需场地、水电、粘贴纸、打印纸、资料袋、参考材料袋、文件备份服务器及存储、数据交换专用移动硬盘由采购人提供;桌椅、数字化所用电脑、扫描仪、打印机及其他设施设备、耗材由供应商自备。

3、供应商应严格遵守《保密守则》及采购人的有关规定,与采购人签订保密协议。遵守采购人单位作息、出入等日常工作管理制度,确保场所正常秩序和安全。不得遗失、涂改、污损、破坏采购人提供的资料,如有违者,将追究经济及法律责任。

4、人员进场后未经采购人单位同意不得擅自撤离。

5、在项目实施过程中,要求接受采购人实时检查与监督,禁止供应商擅自使用U盘等移动存储设备、禁止连接互联网;设备撤离前,必须经过采购人进行安全检测并签字确认。

6、供应商需拥有6名以上熟悉各种类型档案的分类组卷、装订标准,并能熟练进行具体档案分类组卷、装订操作的人员,能独立根据各种不同类型的档案采用相应的标准进行规范化整理。供应商参与本项目的分类人员须接受采购人进行的岗前测试,以决定其是否能从事本项目规范化整理的分类任务,干部人事档案按《干部人事档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》的标准、文书档案按《归档文件整理规则》(DA/T22-2019)、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的标准;如测试合格率未达到90%,采购人视为虚假响应有权终止合同。

(二)遵循的技术标准

1、《中华人民共和国档案法》;

2、中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017);

3、中华人民共和国档案行业标准《档案著录规则》(DA/T 18-1999);

4、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2016);

5、四川省档案行业标准《四川省档案资料数字化标准》。

6、《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T 33870-2017)。

7、采购人提供的其他相关标准、规章和制度。

(三)服务质量要求

1、资料交接

根据采购人单位提供的移交清单获取相应实物资料,并按移交清单进行核对接收。供应商逐卷(件)清点核对无误后,双方移交人在《资料移交清单》上签字确认。供应商分批领取归还所需整理、数字化、审核的资料,并对领用的资料及其安全负责,如发生任何资料遗失、损坏等问题,供应商承担全部法律及经济责任。

2、数字文本化

按照采购人要求进行信息提取和录入。

3、资料整理分类

按照采购人要求进行资料分类、排序、著录、装订、换袋和制作标签标识。

4、档案修裱修复

按照采购人要求对于纸张破损的材料应进行修裱,修裱托纸与原载体粘结牢实,但不得影响材料翻阅。修裱件应舒展平整,无皱纹,无起泡,拼对裂缝应准确无误,无变形走样、无损坏原载体和字迹。

5、档案扫描

参考中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017)和采购人要求进行扫描。

6、非高清图像处理

参考中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017)和采购人要求进行图像处理、命名、存储和安全管理。

7、高清图像处理

使用《四川省干部档案管理信息系统》V9.0版,将扫描的图片放大原有的3倍,祛除黑点、杂质。

8、目录著录

参考中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017)和采购人要求进行目录建库。

9、数据存储

为保证数据安全,供应商对已完成数字化的数字文本和数字图像,统一使用采购人提供的存储设备进行,并按采购人要求进行分类存储。

10、成品质检

为保证数据质量,供应商对已完成的成品数据,含纸质档案整理分类和数字化成品数据进行质量检查,若发现错误及时更正。

11、数据挂接

根据采购人要求,将质检了的成品数据挂接到相应的系统中。

12、装订规范

参照《干部档案整理工作细则》和采购人要求进行装订,每份材料上拆除曲别针、大头针及有锈迹的钉书针等金属装订物,拆除装订物时不得损坏原始材料;每份材料必须保证各自独立,严禁将多份(页)材料以缝纫、裱糊等形成粘连在一起,也不允许将单份材料人为拆分;纸张折皱不平的材料应进行压平;装订的材料至少左边和下边对齐。

13、移交流程

供应商完成相关服务后,应按采购人要求即时将备份的数据以及经验收合格的实物资料移交给采购人。

(四)验收要求

1、验收根据项目实施内容对其所包含的实物资料、数字文本和数字图像文件三者的验收,实物资料验收必须逐卷清点。

2、必须严格执行项目质量要求,供应商对加工的数据进行自检且达标的数据才能递交采购人验收。

3、档案数字图像化的材料目录与数字图像文件对应正确率须为100%

4、验收差错分为整理错误、数字文本化登记错误数字图像化错误三类,凡不符合相关技术标准和加工质量要求的,每一处错误项计一个错误,有差错的圴需重新调整、改正直至完全合格;正确率达到98%及以上的批次才能被认定为验收合格,重做部分再次验收数不计入正确率。

5、供应商应指定专人负责领取归还资料的清点、交接和保管工作。

6、履约验收通过后发现的质量问题,仍由供应商终身免费维护。

(五)安全保密

1、供应商必须承诺中标后与采购人签订并严格落实安全保密协议书,保证资料的安全保密性,严禁工作人员对资料及资料信息的擅自复制、传播行为,做到绝对不外泄任何信息(提供承诺函原件加盖公章)。

2、提供服务团队成员备案表(包括人员名单及其身份证复印件、涉密人员上岗证复印件,以上材料均须加盖供应商公章)。

3、所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度。

4、本项目制作过程中形成的数字文本、数字图像、工作记录及其他所有材料的所有权归采购人所有,在任何情况下,供应商都不能将其带出工作场地,提供或转让给第三方使用(含样本展示),否则将承担一切经济和法律责任。

5、进行数据移交时,供应商电脑上的数据必须在采购人工作人员的现场监督下销毁,同时移交该批次服务加工过程的工作记录。

6、不得在服务场地使用与审核、整理、数字化无关的设备。

7、严格执行国家档案局发布的《档案数字化外包安全管理规范》。

六、商务要求

(一)服务期限:双方约定购买服务合同期限1年。

(二)项目进度:20211231日前完成(不含项目履约验收)。

(三)服务地点:采购人指定地点

(四)付款方式:费用以最终提供服务的的实际内容和数量为准,数字文本化按卷计算,其余工作内容按页计算。本项目无预付款,按批次据实结算,根据每批次项目验收合格后的实际加工量,双方确认并签署《数字化项目验收情况与费用结算确认单》后进行结算,费用的90%部分接到供应商开具的发票后五个工作日内支付,余款10%部分作为质量保证金,于项目结束当年的1231日前一次性支付。

七、比选申请书的主要内容

供应商应仔细阅读比选文件,按比选文件的规定和要求的格式编写比选文件。

(一)法定代表人授权书;

(二)机构简介;

(三)资格证明文件(营业执照副本、及其他资质证书等);

(四)项目组构成情况;

(五)报价;

(六)项目实施方案;

(七)其他内容(若有)。

八、比选文件的编制

(一)比选文件应按“比选文件格式”进行编制。比选申请书的内容按本部分第四条的顺序进行编排。

(二)比选文件要求的证明文件供应商必须提供,比选文件没有要求的证明文件,供应商认为需要提供的,也可以提供。

(三)比选文件应用A4纸制作并胶装成册,逐页编码,不得有任何涂改。

(四)比选文件正本一份、副本一份。正本和副本的封面上应清楚的标记“正本”和“副本”的字样。正副本内容应完全一致,如不一致时,以正本为准。

九、比选文件的签署、密封与标识

(一)比选文件应进行有效签署并加盖印鉴,否则申请文件无效。

(二)比选文件的正本与副本应一起包装,比选文件的外包装应保证其密封性。封套上应清楚地载明比选项目名称、供应商的名称、地址、电话。

未按以上要求密封和加写标记的比选文件将不予受理。

十、比选文件的递交

比选文件应该在比选文件规定的递交截止时间前提交。迟到的比选文件比选人将不予接收。

十一、评议

(一)评议采用综合评分的方式

(二)通过初审的投标人不足3家的,项目按流标处理;

(三)比选小组按比选文件规定的评议办法及标准对比选文件进行评议,按综合得分高低推荐中选候选人;

(四)比选文件作废条款:

1报名并领取比选文件的;

2提供虚假材料的

3与其他供应商恶意串通的

4未按比选文件要求制作比选文件

5按比选文件要求密封和加盖公章的

6比选文件未作实质性响应的。

十二、确定中选人

经公示无异议,将确定排名首位的候选人为中选人,并向中选人发出中选通知书。若中选人放弃中选、或提出书面说明不能履行合同的,比选人将依次从候选人中补齐中选人。如果出现并列的情况,比选人有权自行从中确定中选人,其他供应商不得有异议。

十三、合同签订

自中选通知书发出后5个工作日内,比选人与中选人按比选文件和中选人的比选文件的有关内容洽谈并签订合同。

十四、履约验收

合同履行完毕后,按相关标准由采购人组织验收。

十五、支付采购资金

采购人按照合同约定支付采购资金。


第三部分  比选文件的格式

一、供应商按“比选文件的格式”编制比选文件。

二、供应商应在比选文件封面和《法定代表人授权书》中的“供应商”一栏填上供应商的全称并加盖公章。

三、比选文件中的表格或空格如填写不下,可编辑扩充或另附页。除形式外,供应商不得改变其内容要求。


1、比选文件封面(参考)

 

正本(或副本)

 

成都人才有限责任公司

资料整理、数字化服务采购项目

 

比选响应文件

 

 

 

 

   

申 请 人:     (全称并加盖单位公章)      

 

 

                   


2法定代表人授权书

 

本授权委托书声明:我(姓名)(供应商)的法定代表人,现授权(姓名)为我单位委托代理人,以本单位的名义参加成都人才有限责任公司的(项目名称)项目比选的活动。委托代理人在实施机构比选活动和委托代理合同谈判过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务,我及我单位均予以承认并全部承担其所产生的所有权利和义务。

委托代理人无转委托权。特此委托。

 

委托代理人:  (签字)       

委托代理人职务:             

委托代理人(电话)               (手机)               

 

        

                    授权人(法定代表人): (签字)     

供应商:(全称并加盖单位章) 

                 日期:                 

 

 

 

 

3、申请文件

1)申请文件应根据项目的特点和需要实事求是地编制,不得违反法律、法规规定,不得夸大其词和空口许诺。

2)申请文件应包括但不限于以下内容:服务内容、服务收费、廉政、保密、拟开展投标工作的程序和时间安排、拟从事本项目服务的相关工作人员配备情况等。


第四部分  评议办法及标准

一、评议办法

首先由比选小组对比选文件进行初步审查,然后对通过初步审查的比选文件进行详细评议和打分,最后按综合得分高低推荐中选候选人。

二、初步审查

供应商须通过下表每一项审查,才能进入详细评审。其中任何一项不合格,则其初步审查不合格。

      评审项目

 

 

供应商

营业执照

副本复印件

法定代表人授权书

比选文件是否完整响应比选文件

报价

结论

 

 

 

 

 

 

三、详细评审

比选小组对通过初步审查的比选文件进行详细评议和打分,各位评委得分的算术平均值为供应商的最终得分。

评分标准如下:

 

 

 

 

 

 

 

评分标准

序号

评分因素及权重

分值

评分标准

说明

1

报价30%

30

1、通过实质性审查的最终报价中每项的最低报价作为评审基准价:报价得分计算方式如下:

1)数字文本化报价得分=(评标基准价/最终报价)×4

2)资料整理(不装订)报价得分=(评标基准价/最终报价)×6

3资料装订报价得分=(评标基准价/最终报价)×4

4)数字图像化(不高清)报价得分=(评标基准价/最终报价)×6

5)数字图像化(含高清)报价得分=(评标基准价/最终报价)×4

6)库内档案质检报价得分=(评标基准价/最终报价)×6

报价得分=1+2+3+4+5+6)。

2、失信行为被记入诚信档案且在有效期内,未受到行政处理或司法惩处的供应商,将在实际报价的基础上实行10%/次的报价加成。

共同评分因素

2

业绩20%

20

202011日(含)以来,具有以下四类业绩的,(1)累计完成10000卷及以上人事档案(资料)整理分类的得6分,累计完成5000-9999卷人事档案(资料)整理的得4分,累计完成2000-4999卷人事档案(资料)整理的得2分,累计完成2000卷以下人事档案(资料)整理的得1分;(2)累计完成100万页及以上档案扫描业绩的得6分,累计完成5099万页及以上档案扫描业绩的得4分,累计完成2049万页及以上档案扫描业绩的得2分,累计完成20万页以下档案扫描业绩的得1分;(3)累计完成5万页及以上的干部人事档案数字化图片高清处理的得4分,累计完成2-4万页干部人事档案数字化图片高清处理的得2分,累计完成2万页以下干部人事档案数字化图片高清处理的得1分;(4)累计完成50万页及以上文书档案整理业绩的得4分,累计完成20-49万页及以上文书档案整理业绩的得2分,累计完成20万页以下文书档案整理业绩的得1分。

说明:完成时间以项目实际实施时间为准,提供合同及项目验收、项目结算材料复印件并加盖供应商公章,未提供不得分。

共同评分因素

3

项目实施方案20%

整体实施方案6%

6

供应商针对本项目提供的整体实施方案能够完全响应招标文件的要求,符合相关的规范要求,内容包含:(1)档案交接,(2)数字文本化,(3)整理分类,(4)档案修裱修复,(5)档案扫描,(6)非高清图像处理,(7)高清图像处理,(8)目录著录,(9)数据存储,(10)成品质检,(11)数据挂接,(12)装订规范。

本项满分6分,经评审后认定有一项缺失、缺陷或非针对本项目的扣0.5分,扣完为止,未提供不得分。

技术类评分因素

质量控制5%

5

供应商针对本项目提供的质量控制措施,内容包含(1)整理分类、排序、装订质量,(2)扫描质量,(3)图像处理质量,(4)数字文本化及著录质量,(5)数据挂接质量。

本项满分5分,每有一项内容缺失、缺陷或非针对本项目的扣1分,扣完为止。

安全管理措施5%

5

供应商提供的安全管理措施内容包含(1)服务人员管理与培训,(2)设备与系统管理,(3)实体档案安全管理,(4)加工现场及中转库房安全管理,(5)档案信息及加工数据保密措施。

本项满分5分,每有一项内容缺失、缺陷或非针对本项目的扣1分,扣完为止。

项目进度计划3%

3

供应商针对本项目提供的项目进度计划安排内容包括:(1)进度计划以及对应的应急预案,(2)人员安排以及对应的应急预案,(3)设备安排以及对应的应急预案。

本项满分3分,每有一项内容缺失、缺陷或非针对本项目的扣1分,扣完为止。

售后服务1%

1

供应商提供的设备及售后服务内容包含(1)售后服务处理流程及维护方式(2)客户培训计划,本项满分1分,每有一项内容缺失、缺陷或非针对本项目的扣0.5分,扣完为止。

4

供应商实力10%

10

1、质量管理:提供了有效的《质量管理体系认证证书》得2分,其他不得分。

2、服务管理:提供了有效的《信息技术服务管理体系认证证书》得2分,其他不得分。

3、信息安全:提供了有效的《信息安全管理体系认证证书》得2分,其他不得分。

4、软件管理系统:供应商为本项目提供的档案整理、数字化加工管理系统软件拥有自主知识产权(提供软件著作权登记证书)的,每个得0.5分,最多得2分。

5、供应商获得市级及以上档案行政主管部门授予档案工作先进单位通报表扬的得2分;获得县级档案行政主管部门授予档案工作先进单位通报表扬的得1分。说明:提供以上相关证书或文件复印件加盖供应商公章。

共同评分因素

5

人员配置18%

18

1、参加本项目负责人具有档案专业技术高级职称(研究馆员或副研究馆员)的得6分,具有档案专业技术职称中级(馆员)的得4分,具有档案专业技术职称初级(助理馆员)或档案相关专业本科学历或《高级档案管理师》职业资格证书的得2分,无不得分。本项目最高得6分。

2、参加本项目实施人员通过涉密资格培训并获得《涉密人员资格证书》、《保密专(兼)职干部培训证书》,提供30人及以上得6分,20-29人得4分,10-19人得2分,10人以下不得分。

3、参加本项目实施人员提供中级及以上职称证书达10人的得6分,提供初级及以上职称证书达10人的得4分,提供初级及以上职称证书或《档案业务人员培训结业证书》或《档案信息化资料管理员》或《优秀档案员》达10人的得2分,不足10人不得分。

说明:提供相关人员证书复印件和供应商单位与其签订的劳动合同复印件加盖供应商公章,同一人仅限提供一个证书。

共同评分因素

6

扶持不发达、少数民族地区1%

1

供应商为不发达地区或少数民族地区企业的得1分。(提供政府相关部门证明材料加盖供应商公章

共同评分因素

7

响应文件的规范性1%

1

响应文件制作规范,没有细微偏差情形的得1分;有一项细微偏差扣0.5分,直至该项分值扣完为止。

共同评分因素


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